HR trend 4: Kontorets comeback

mar 4, 2014 | Uncategorized


Häromveckan träffade jag en vän som bygger ett start-up med idén att vara helt virtuell. Hypotesen är helt enkelt att företaget inte ska ha något fysiskt kontor, någonsin. Inga lokaler, ingen reception, inget fika. I alla fall inte fysisk sådan. För nystartade bolag är ju detta faktiskt ett alternativ idag, där kontoret som vi känner det med rätta kan anses gammalmodigt och överflödigt. Och kanske gav en annan kollega en träffsäker anledning när han förra veckan sa:

Nyckeln till produktivitet är att inte vara på kontoret.

För mycket möten, för tråkig miljö, för lite utrymme för kreativitet och kort och gott svårigheten med att få gjort det man behöver brukar alla vara anledningar jag hör om varför kontoret inte är produktivt och varför vi inte vill vara där. Kanske känner du igen dig?

I vilket fall pratas det mycket om kontorens vara eller icke vara. Det kanske är rimligt eftersom vi nog utan större överdrift kan påstå att kontoret just nu genomgår den största omställningen sedan vi gick in i kunskapssamhället, alltså sedan en allt större del av produktionen görs på ett kontor. Och då tänker jag inte på fikat. Eller gör jag?

00-talets flykt från kontoret

I en era av digitala hjälpmedel, nya generationer med nya krav och ökade krav på kreativitet har många det senaste decenniet flytt de traditionella kontoren. Den plats som var centret i den moderna produktionsapparaten har liksom börjat mista sin forna glans (åhå du jobbar på kontor, jo jag tackar) och sitt grundläggande syfte (producera saker med kunskap av olika slag som input). En typisk bild idag av många kontor är att folk inte är där längre, medarbetare producerar på annat håll. På caféer, hemma i köket, på biblioteket eller det ställe som bäst passar det arbete som ska genomföras. Den röda tråden verkar som sagt vara att nyckeln till produktivitet är att inte vara på kontoret.


Arbetsmiljön som fler föredrar, il Caffe på Kungsholmen.

Nya arbetslivet driver comebacken

Ironiskt nog verkar det flexiblare arbetssättet med mycket tid på andra ställen än kontoret göra att behovet av att träffa kollegorna ökar. Låter rimligt eftersom arbetskamraterna avgör om vi trivs på jobbet, men vi får anta att med den slutsatsen kommer att vi faktiskt också träffar dem fysiskt. Troligen kommer det förändras över tid men att just träffas ser ut att bli fundamentet till kontorets nya roll och comeback. Ovanstående utveckling har nämligen lett till att många arbetsgivare är i full gång med att definiera om kontorets funktion. Snarare än ett landskap av skrivbord skapar många samlingsplatser med kaféer, aktivitetsbaserade arbetsytor och en miljö som maximerar kreativitet, utbyte och samverkan. Och inte antal skrivbord per kvadratmeter.

I tidigare inlägg har jag skrivit om den aldrig så höga efterfrågan på innovation, snabbare produktutveckling och kreativitet. De som har tagit steget ser tydliga positiva effekter och utmanar hypotesen om att kontoret är dött. Bevisen börjar snarare peka till motsatsen, för de som vågar utmana sin konventionella bild av vad kontoret ska vara.

Ett skrivbord med stol, en blomma och ett pepptalk om att ”ut och spring nu” räcker inte längre för att få igång de bästa talangerna på arbetsplatsen. Yngre talanger vill vara på en arbetsplats som utstrålar kreativitet, samverkan, idéer, chansen att få vara del av något större där man får möjlighet och frihet att agera. Som bland annat mina vänner på AMF Fastigheter (ett av Sveriges största fastighetsbolag tillika leverantörer av dagens och framtidens kontor) uttrycker det.

Arbete är inte längre en plats, det är en sinnesstämning.

Några som ofta lyckas kombinera kontoret som plats med idén om sinnesstämning är byråerna.  Bidrar pingisbord till högre kreativitet på mediaproduktionsbyrån Oh My? Ja, jag har ju svårt att se att det skulle skada det kreativa arbetet. Om inte pingisbordet så kanske kravet på tofflor, receptionisten i one-piece (leapordmönster FYI), riktigt bra kaffe och konferensrummet inhyst i en gammal avstängd hiss gör tricket.


Pingisbord i entrén på Oh My

Summan är att om du är företagsledare eller HR direktör och är beroende av kreativitet och kunskap i din organisation (sannolikheten att du inte är det är i stort sett obefintlig) så är just kontorets comeback en av årets största utmaningar och trender inom HR.

Ger högre prestation och innovationsgrad

Kontorets comeback visar sig också ge effekter. T.ex. ger flexibiliteten och friheten att välja sin arbetsmiljö betydande effekter på huruvida man gillar sitt kontor eller inte, vilket i sig har viktiga effekter. En undersökning från Harvard Business Review  visar t.ex. följande om man låter medarbetarna välja var de jobbar:

  • Medarbetarens prestation på jobbet går upp
  • Medarbetaren är mer nöjd över sitt jobb
  • Medarbetaren är mer nöjd över sin arbetsplats
  • Medarbetaren är mer innovativ

Microsoft är ett bolag som jag tidigare skrivit om och som har transformerat sin arbetsplats de senaste två åren under parollen Det Nya Arbetslivet. Deras utgångspunkt var att 650 kontorsplatser var mer eller mindre tomma och att ingen var på kontoret. Efter transformationen kan de se positiva effekter på bl.a. attraktionskraft, miljö och konkurrenskraft. Några resultat värda att lyfta fram är:

  • Bättre resultat i medarbetarundersökningen
  • Högre produktivitet med mer innovation
  • Mindre kostnad och tid för resor
  • Minskar kostnad för att rekrytera och introducera personal
  • Minskad kostnad för internkommunikation
  • Minskad miljöpåverkan
  • Minskade kontorskostnader

Sverige rankas som ett av Europas och världens mest innovativa länder av bl.a. EU och FN. Ska vi fortsätta vara det och öka gapet till alla hungriga utmanare verkar vissa nycklar finnas i hur vi använder kontoret. Vilka effekter skulle du kunna skapa på er arbetsplats om du såg på kontoret med nya ögon?

Se upp för fallgroparna

Det krävs ett omfattande arbete för att införliva kontorets comeback, och för att inte falla i ett par tydliga fallgropar. Några som jag tycker är värda att lyfta fram är:

  1. Kontorets comecback är inte en lokalfråga. Vem som helst kan skapa en cool lokal men om din organisation inte implementerar ny teknik och ändrar ledarskapet kommer inte resultaten komma. Denna nya syn på kontoret innefattar frihet och flexibilitet, vilket självfallet får betydande effekter på hur ni styr och leder. Så fokusera helst lika mycket energi på respektive drivkraft – lokal, teknik och HR. Kontoret får inte bli en facility management fråga.
  2. Samma måste gälla för alla. Även ledningen ska anamma nya arbetssättet. Om 10 år kommer vi skratta åt VDn som sitter i eget inglasat rum, så varför inte flytta ut redan nu. Signalvärdet är monumentalt.
  3. Alla är inte lika förberedda. För gemene medarbetare handlar det ofta framförallt om alla tekniska hjälpmedel som behövs, för ledare handlar det om nya sättet att leda. Som den här artikeln påpekar går vårt engagemang ned om vi sitter med våra smartphones efter 9 på kvällen. Se till att cheferna hittar en bra balans för sig själv och sina team.
  4. Kör inte bara på. Att göra om kontoret och ert sätt att jobba kräver kontinuerliga revideringar och förbättringar.

Det bästa av två världar

Min uppfattning är att nya yngre talanger, högre konkurrenstryck och allt snabbare teknisk utveckling gör att utvecklingen mot ett nytt typ av kontor är närmast ostoppbar. För de som är snabba och före andra i att hitta formen och den hållbara modellen finns alltid konkurrensfördelar.

Målet borde vara att kunna erbjuda valfriheten som gör att alla medarbetare kan vara så produktiva som möjligt, vare sig det är på kontoret eller någon annanstans. Flexibilitet OCH ett bra kontor som medarbetarna vill åka till. Alternativet är som sagt att vi struntar i kontoret helt och hållet. Men att kontoret är kasst och ger dålig produktivitet ska inte vara anledningen att vi väljer att bygga bolag med målet att inte ha ett fysiskt kontor, det ska vara ett medvetet val för att det är bäst för verksamheten. För många verksamheter är kontoret däremot ett givet faktum och en viktig resurs, åtminstone under en överskådlig framtid. Givet den allmänna skepsismen mot kontorets traditionella roll och utformning är en comeback kampanj för kontoret dock en angenäm utmaning.

I dessa utmaningar verkar det som att framgångsrika arbetsgivare lyckas visa vägen genom att kombinera en kreativ lokal med anpassad teknik och modernt ledarskap. Deras resultat är produktivare och nöjdare medarbetarna. Och vi vet vad nöjdare och kreativare medarbetare betyder för försäljning och innovationskraft i kunskapens och kreativitetens tidsålder.

Så, fram med kanelbullarna och släggan!

PS. Läs om de andra tre starka HR trenderna 2014 här: ”HR trend 1: Jakten på entreprenörerna””HR trend 2: Fokuset på varför” och ”HR trend 3: HR blir science”.