Jo, det finns faktiskt något som är populärare än Hemnetknarkning. Nämligen mötesknarkning. Idag fredag brukar vi inse allt vi inte hunnit med under veckan. Oftast är detta förknippat med en viss portion ångest och självrannsakan. I spåret självrannsakan kommer det ofta fram att en stor orsaker till att saker inte hinns med är möten. Långa sådana. Försenade sådana. Onödiga sådana.
Men vi verkar tyvärr älska och vara beroende av möten.
Därav mötesknarkning. Samtidigt som jag börjat med min Not To Do lista så träffade jag häromdagen en gammal vän och kollega och vårt samtal gick snabbt in på just detta med (in)effektiva möten. Vi pratade mycket om den allmänna bristen på bra möteshållning och hur mycket potential det ligger i det. Min slutsats var tydlig:
Det är många saker om just möten som borde hamna på varje persons Not To Do lista.
I en organisation där jag var styrelseordförande fram till nyligen var en av mina uppgifter att professionalisera styrelsen och att lyfta arbetet till en högre nivå. En av de stora förflyttningarna vi gjorde var just kring möten, med en förbluffande förändring:
Styrelsen gick från 2 dagars möten till 4 timmars möten.
Med samma frekvens, nämligen ett par gånger per år. Hur då? Jo, dels genom att förtydliga styrelsens ansvar och arbete och framförallt genom mötesmetoder som jag själv försöker använda på annat håll när jag är ansvarig, nämligen att:
- I förväg prioritera (verkligen) vilka frågor som är relevanta att ta upp i mötet (för vår del, vilka frågor är styrelsefrågor och vilka är det inte)
- Starta mötet på tid och inte vänta in de som kommer sent
- Börja varje möte med att förtydliga syftet/agendan – ”ok så varför är vi här” (vid längre möte gå igenom agendan, tidsangivelser och beslutspunkter)
- Skicka material i förväg och därmed utgå från att alla i mötet kan materialet
- Givet förra punkten inte tillåta några presentationer av materialet på mötet utan gå direkt till diskussion
- Avbryta folk som svävar iväg och få tillbaka gruppen till frågan
- Om fortsatt diskussion behövs, föreslå hur den kan fortsätta vid annat tillfälle
- Vara konsekvent med att delegera uppkomna frågor som inte berör det gällande mötet till ett annat forum
- Förtydliga actions efter varje beslut och vem som ansvarar och när det följs upp
9 grundläggande punkter som nästan inte ska skrivas ned men som ändå väldigt sällan följs. Det finns så klart fler tips men några får man kanske hålla för sig själv. Är det sen ett kreativt möte tjänar man ofta på få regler, men handen på hjärtat: det är sällan syftet är just kreativitet.
Det finns många andra bra tips att lyfta fram. Personligen gillar jag ett från Percy Barnevik:
Ställ undan stolarna från mötesrummet.
Det tenderar tydligen att göra mötena kortare 🙂 Något jag måste testa snart. Andra bra tips från olika håll (bland annat veteranen Olof Stenhammar) inkluderar:
- Lås dörren när mötet börjar (brukar motivera folk att vara i tid)
- Alla behöver inte tala i en fråga, välj ut 2-3 personer och fråga sen om någon annan har något att tillägga
- Begär in frågor på utskickat material i förväg och besvara frågorna i förväg (sparar mycket tid på själva mötet)
- Utan undantag se till att hålla interna möten till max 30 minuter (wow!)
- Utgå från att ett möte är onödigt och att frågan går att lösa utan möte, snarare än (det vanligen mer populära) tvärtom
Så tid är pengar och framförallt är det roligare att sitta i effektiva möten och sen göra något mer med sin tid. Har du några tips, lämna en kommentar här. Sharing is caring!
PS. Bilden ovan visar mötesappen Meeter, som på ett enkelt sätt ger en siffra på vad ett möte kostar. Testa vetja och mät och belöna hur mycket som sparas in på nya rutiner. Fortsatt god fredag!