Under nästan hela året kommer inbjudningarna till frukostseminarier, konferenser, galor och mingel i strid ström och kalendern fylls snabbt. För att sticka ut i denna mängd räcker det normalt inte med en bra inbjudan, duktiga talare eller en rolig lokal. Det som allt som oftast skiljer ett riktigt bra event från ett mindre bra är arrangörens förmåga att hålla ihop eventet på ett professionellt och engagerande sätt. Trots betydelsen underskattas ändå allt för ofta denna komponent och eventet uppnår inte sin fulla värdepotential. Här är några saker att tänka på för att inte gå i den fällan.
Tre lärdomar som moderator
Från mina uppdrag som eventskapare och moderator har jag dragit ett antal ödmjuka lärdomar som du som arrangör eller blivande moderator kan ta med dig.
Läs mer om mig som moderator här
För det första: Ni bör lägga lika mycket energi på att utveckla ”programledar” rollen (eller moderator, diskussionsledare, konferencier, compadre) för eventet som ni lägger på agenda, talare och mat.
För det andra: Ni ska inte göra någon större skillnad på stora och små events. Det är ofta i de små eventen det slarvas. Är det ett kundevent ska antalet deltagare inte spela någon roll – upptagna viktiga personer har tagit sig tid och energi att besöka just dig idag. De vill få en upplevelse. Detsamma gäller för övrigt interna events.
För det tredje: Det finns ett antal framgångsfaktorer, eller tumregler, att tänka på i jakten på (eller resan mot att bli) en bra moderator. I synnerhet om det handlar om kunskapsintensiva events så som konferenser, kundevents, seminarier eller interna personalevents. Dessa tumregler är som följer.
Fem tumregler för en bra moderator
1: En bra moderator ska vara insatt i ämnet.
Aktivt lyssnande, relevanta uppföljningsfrågor, kloka sammanfattningar och slutsatser – allt blir lättare och mer trovärdigt om moderatorn är insatt i ämnet. Väljer man en viss person framför en som kan ämnet behöver man ställa kravet (och tillåta tiden) att personen ska sätta sig in i ämnet. Varför skulle man inte vilja ha en moderator som kan ämnet?
2: En bra moderator ska skapa hög energinivå.
En bra moderator skapar en förväntansfull energi i rummet och smittar av sig känslan av att ”just nu är detta den bästa platsen i världen att vara på”. Om inte moderatorn förmedlar den känslan kommer inte övriga att känna det. Ju mer van moderatorn är i rollen desto lättare att leverera det. Ju bättre samarbete med arrangören desto bättre energinivå hos moderatorn. Ju mer moderatorn gillar ämnet desto bättre energinivå.
3: En bra moderator ska göra publik och talare avslappnade.
En bra moderator får gästerna på scenen att koppla av, dela med sig och bjuda på sig själva. Då känner publiken att de får access till dessa viktiga personer på ett annat sätt än många förväntat sig. Distansen minskar. Det är också moderatorns roll att förbereda talarna eller gäster på scenen på detta förhållningssätt.
4: En bra moderator ska vara med och utforma programmet.
Ju mer moderatorn är med i skapandet av programmet desto bättre. En moderator kan bidra, och bör bidra, med sina erfarenheter av vad som fungerar bra och mindre bra. Hur många personer är bra i en panel, hur många paneler under en dag, hur mycket tid mellan varje spår? Det är inte ovanligt att arrangören vill få plats med så mycket som möjligt. Då är det moderatorns roll att säga ifrån och hjälpa arrangören prioritera. Moderatorn ska vara intresserad av medskapandet och arrangören ska bjuda in till det.
5. En bra moderator ska förbereda sig för allt.
Min viktigaste sanning som moderator är det som ofta underskattas mest – nämligen att förberedelser är allt. Som i mycket annat finns det få genvägar till en bra moderering. Ju mer förberedd man är desto bättre blir det i regel. En erfaren moderator är däremot beredd på mer och har, sannolikt, hanterat fler situationer. Alla hittar sitt sätt att förbereda sig. Själv har jag hittat en flerstegsmetod för att förbereda mig som moderator som fungerar väl.
Sannolikt är ert nästa event precis runt hörnet. Är det inte internkonferensen eller frukostseminariet ni gör varje kvartal så är det ert stora kundevent eller temahändelser som t.ex. politiker- och näringslivsveckan Almedalen. Oavsett säsong och event har ovanstående lärdomar och tumregler stor betydelse för framgången av eventet. Så nu när nästa event närmar sig, lycka till och hoppas det går bra!
Verkar det här intressant? Hör av dig till mig på tommie@cau.se.
PS. Tack också till Annika Ahnlund på HRbloggen för en bra bild från konferensen Äntligen Måndag.